Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

ReefOffice è un servizio di Robin Angelé EI (Robin4consulting), micro-imprenditore francese (entrepreneur individuel), SIRET 99906226800019. I server dei clienti sono ospitati nell'Unione Europea sull'infrastruttura Contabo (Germania). I dati completi dell'azienda sono nella nostra nota legale.

Contatti: contact@reefoffice.com

2. Quali dati raccogliamo

Quando ti iscrivi a ReefOffice, raccogliamo:

• Il tuo indirizzo email (necessario per la creazione dell'account)
• Il tuo nome (facoltativo per creare un account)
• Dettagli di fatturazione e pagamento — nome o ragione sociale, indirizzo e (per clienti aziendali UE) partita IVA — più il pagamento elaborato da Mollie; non vediamo mai i dettagli completi della tua carta o conto bancario
• Preferenze di configurazione del server (scelta del piano, impostazioni di sicurezza)

La raccolta per la misurazione del pubblico è sospesa: questo sito non invia richieste di script di analisi né eventi di pubblico. Non viene quindi mostrato alcun banner di consenso alla misurazione del pubblico. Restano in uso i cookie necessari per autenticazione e sicurezza. Ogni nuova misurazione dovrà essere valutata e documentata prima dell’attivazione.

Lo storico Umami ospitato autonomamente in Germania resta accessibile solo alle persone autorizzate. Può contenere parametri URL e informazioni tecniche pseudonimizzate; non lo descriviamo come anonimo. Una pulizia giornaliera rimuove dal database attivo i dati di pubblico più vecchi di 90 giorni. I backup scadono separatamente, non vengono usati per analisi e devono essere ripuliti prima di consultare i dati ripristinati. I registri di sicurezza sono un trattamento separato.

L'unico cookie che impostiamo mai è quello strettamente necessario — un cookie di sessione che ti mantiene connesso alla tua dashboard dopo il login. Secondo la direttiva ePrivacy, questi sono esenti dal consenso, quindi non mostriamo nessun banner dei cookie. Il sito pubblicizzato non imposta alcun cookie.

Per una demo conserviamo nome, email di lavoro, campi facoltativi, stato della sessione e prove datate di consenso o opposizione. Non conserviamo mai i contenuti creati nel server demo dopo il ripristino.

3. Come utilizziamo i tuoi dati

Utilizziamo i tuoi dati esclusivamente per:

• Creare e gestire il tuo account ReefOffice
• Provisionare e mantenere il tuo server
• Inviare email transazionali (benvenuto, fatture, notifiche di servizio)
• Rispondere alle tue richieste di supporto

La demo è riservata ai professionisti. Salvo opposizione nella richiesta, possiamo inviare un solo seguito professionale dopo la prova sulla base del legittimo interesse. Newsletter e comunicazioni ricorrenti richiedono un consenso distinto ed esplicito.

Non vendiamo, affittiamo o condividiamo mai i tuoi dati con terze parti. Mai.

4. Dove vengono memorizzati i tuoi dati

Tutti i dati dei clienti (file, email, documenti) vengono memorizzati sul tuo server dedicato VPS nell'Unione Europea. Il pannello di controllo ReefOffice (gestione account, fatturazione) è anch'esso ospitato nell'UE.

I dati del tuo server non lasciano mai l'UE. I backup vengono crittografati lato client con Restic prima del trasferimento all'Hetzner Storage Box nell'UE.

5. Conservazione dei dati

I dati del tuo account vengono conservati finché il tuo abbonamento è attivo. Quando annulli:

• Il tuo server viene cancellato in sicurezza entro 7 giorni
• I backup vengono eliminati entro 30 giorni
• I dati del tuo account vengono eliminati entro 90 giorni

Puoi richiedere la cancellazione immediata in qualsiasi momento contattandoci.

I dati dei potenziali clienti e le prove delle preferenze sono conservati per non più di tre anni dalla raccolta o dall'ultimo contatto. Dopo un'opposizione, solo l'hash crittografico dell'email viene conservato per almeno tre anni in una lista di esclusione.

6. I tuoi diritti (GDPR)

Secondo il GDPR, hai il diritto di:

• Accesso — richiedere una copia dei tuoi dati personali
• Rettifica — correggere dati inesatti
• Cancellazione — richiedere la cancellazione dei tuoi dati
• Portabilità — ricevere i tuoi dati in un formato leggibile dalla macchina
• Opposizione — opporsi al trattamento dei tuoi dati

Per esercitare uno di questi diritti, scrivi a privacy@reefoffice.com. Risponderemo entro 30 giorni.

7. Sottoprocessori

• Contabo GmbH (Germania) — hosting server clienti
• Hetzner (UE) — archiviazione backup off-site crittografata
• Mollie B.V. (Paesi Bassi) — elaborazione pagamenti
• o2switch (Francia) — hosting email e consegna email transazionali

8. Modifiche a questa politica

Ti notificheremo via email qualsiasi modifica sostanziale a questa informativa sulla privacy almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore.