Automatische OCR & classificatie
Upload een document — Paperless voert OCR uit, extraheert de tekst en classificeert het automatisch op documenttype, correspondent, tags en datum. Geen handmatige sortering nodig.
Applicaties → Paperless-ngx
Uw documenten, zoekbaar en georganiseerd — automatisch.
Paperless-ngx is een documentbeheerssysteem voor uw facturen, contracten, overzichten, formulieren en elk ander stuk papierwerk dat uw bedrijf ontvangt. Drop documenten in een map — ze worden OCR gedaan, geclassificeerd, getagd en geïndexeerd. Vind alles in seconden, niet uren.
Wat Paperless doet
Paperless-ngx is een documentbeheerssysteem voor PDF's, afbeeldingen, e-mails en andere documentformaten. Het extraheert tekst via OCR, classificeert documenten met machine-learning-getrainde matching (gebaseerd op uw eigen regels), tagt en organiseert alles automatisch, en biedt fulltext zoeken over uw volledige documentarchief. Het wordt geleverd als onderdeel van elke ReefOffice-server, verbonden met Nextcloud voor documentontvangst en uw back-ups voor bescherming.
Van postkamer tot archief, zonder een vinger uit te steken
Fulltext zoeken
elk woord van elk document wordt geïndexeerd en is zoekbaar. Vind een factuur op bedrag, een contract op een clausule, of een overzicht op datum — in milliseconden.
E-mailontvangst
Stuur uw facturen, bonnen en overzichten door naar een speciaal Paperless e-mailadres. Ze worden verwerkt, OCR gedaan en gearchiveerd — geen handmatig downloaden en uploaden.
Documentverwerking vanuit Nextcloud
Drop een document in een Nextcloud-map — Paperless pakt het op, verwerkt het en verplaatst het naar uw Verwerkt-map. De automatisering is onderdeel van uw inbegrepen startrecepten.
Correspondent & tagbeheer
Paperless leert wie u documenten stuurt en wat voor soort het zijn. Na verloop van tijd worden nieuwe documenten geclassificeerd met minder handmatige tussenkomst. Tags laten u organiseren over correspondenten heen — belasting, project, klant, dringend.
Export & audittrail
Exporteer elk document of het volledige archief. Elke documentactie wordt gelogd, waardoor Paperless een betrouwbare bron is voor audits en nalevingsbeoordelingen.
Privé door ontwerp
Uw documenten verlaten nooit uw server
Paperless draait als een Docker-container op uw ReefOffice-server. Alle documentverwerking — OCR, classificatie, indexering en zoeken — gebeurt op uw eigen machine. Uw documenten worden nooit geüpload naar een cloud-AI of dienst van derden. SSO via Authentik betekent één aanmelding die werkt. Back-ups leggen uw volledige documentarchief vast via dagelijkse versleutelde Restic-snapshots.
Verbonden met het rif
Paperless verbindt met Nextcloud voor documentontvangst: drop een document, het wordt verwerkt en gearchiveerd. De Hermes AI-agent kan vragen beantwoorden vanuit uw documenten — "laat me de facturen van vorige maand zien" — en Paperless levert de bron. Uw archief is inbegrepen in de dagelijkse versleutelde back-up, zodat uw documenten beschermd zijn zelfs als er iets misgaat met de live server.
Veelgestelde vragen
Welke documentformaten ondersteunt Paperless? +
Paperless ondersteunt PDF, JPEG, PNG, TIFF, GIF, BMP en e-mailbestanden (.eml en .msg). Alle afbeeldingsformaten worden OCR gedaan. PDF's met ingebedde tekst overslaan de OCR-stap maar worden nog steeds geclassificeerd en geïndexeerd.
Kan ik documenten vanaf mijn telefoon scannen? +
Ja. Gebruik de scanner van uw telefoon (iOS Notes-scan, Android Google Drive-scan, of een speciale scanner-app) en sla het PDF op in uw Nextcloud Scan-map. Paperless pakt het daar automatisch op. Er is ook een Paperless mobiele app voor iOS en Android waarmee u direct kunt uploaden.
Kan ik Paperless gebruiken voor mijn boekhoudkundige documenten? +
Ja — dat is een van de meest gebruikte toepassingen. Facturen, bonnen, bankafschriften en declaraties zijn allemaal primaire documenttypen. Tags laten u organiseren op maand, project, belastingcategorie of klant. Dolibarr (uw CRM- en facturatie-app) is ook op uw server — documenten en financiële gegevens leven in twee verbonden tools.
Klaar om de papierstapel op te ruimen?
Boek een demo en bekijk hoe Paperless op ReefOffice uw documenten kan verwerken, organiseren en archiveren — automatisch, op uw eigen privé-server.