1
Een lead vraagt om hulp
Een contactformulier of e-mail maakt het klantrecord aan en start de onboarding-workflow.
Uw eigen bedrijfsbackoffice — beheerd, in de EU
Run uw hele bedrijf
op een privéserver in de EU
die alleen voor u is gereserveerd.
Bestanden, documenten, klanten, facturatie, automatisering en private AI op uw eigen gegevens — samengebracht op een toegewijde EU-server die voor u is gereserveerd, geen gedeelde applicatieomgeving. Wij zetten hem op, beveiligen hem, maken back-ups en houden hem draaiend. U krijgt een URL en gaat aan de slag: geen server te beheren, een vaste prijs binnen de vermelde gebruikerslimiet en portable formaten zonder lock-in.
Begin met uw privé-kantoor, voeg dan kant-en-klare workflows toe voor documentontvangst, klantmappen, samenvattingen, herinneringen en rapportage.
Alleen e-mail, opslag en kantoorsoftware nodig? Een klassieke samenwerkingssuite is vaak goedkoper. ReefOffice voegt documentbeheer, bedrijfsvoering, automatisering en isolatie toe.
🇪🇺 Gehost in de EU ⚖️ Ontworpen om AVG-naleving te ondersteunen 🔓 Vrije componenten, gedocumenteerde licenties
60-seconden workflowdemo
Bekijk de kloof die ReefOffice vult.
Het punt is niet nog een app-dashboard. Het punt is dat routine klantwerk zichzelf begint te verplaatsen, binnen uw privé-werkruimte.
Illustrated workflow based on the current product flow; it is not a recorded customer session.
Probeer ReefOffice gratis2
Er verschijnt een klantmap
ReefOffice bereidt de Nextcloud-mapstructuur, machtigingen en ontvangstchecklist voor.
3
Documenten worden geüpload
Contracten, facturen of formulieren belanden in de juiste werkruimte zonder handmatige sortering.
4
Archivering en OCR worden uitgevoerd
Paperless indexeert het bestand, extraheert tekst en onderhoudt een auditeerbaar documentarchief.
5
AI vat het werk samen
Open WebUI of Hermes kan samenvatten, vragen beantwoorden en data extraheren uit de documentcontext.
6
Opvolging wordt voorbereid
ReefCoral maakt herinneringen, weekoverzichten, concept-e-mails of de volgende administratieve taak.
Resultaat: minder kopiëren-plakken, minder vergeten opvolgingen, en een privé-workflow die uw klant kan begrijpen.
Voor wie het is
Gebouwd voor kleine klantenservicebedrijven
Freelancers, ondernemers & start-ups
Beheer uw hele backoffice — bestanden, facturering, wachtwoorden, CRM en AI — op één privé-server, voor u beheerd, zonder per-seat-prijsstelling naarmate u groeit.
Bekijk hoe →
Consultants & bureaus
Klantmappen, offertes en opvolgingen die zichzelf organiseren.
Bekijk hoe →
Juridisch & administratief
Contractarchivering, deadlinebewaking en veilige mappen per klant.
Bekijk hoe →
Google / Microsoft 365 verlaten
Dezelfde dagelijkse tools — bestanden, mail, documenten, AI — EU-privé en zonder per-seat-prijsstelling.
Bekijk hoe →
Hoe de beheerde werkruimte werkt
Nextcloud, Privé-AI en automatisering, en een volledige open-source stack.
☁️
Uw privé-cloud
Onder de motorkap ▸
Draait als een native NixOS-service op uw eigen VM — niet een gedeelde container — met Collabora CODE voor kantoordocumenten, Talk voor chat en video, fulltext zoeken en notify_push voor directe synchronisatie. Ondersteund door PostgreSQL en Redis, met single sign-on via Authentik (OIDC). De declaratieve NixOS-configuratie houdt de hele opstelling reproduceerbaar en gemakkelijk terug te draaien.
De naam zegt het al: Nextcloud is uw cloud — en het hele ReefOffice-ecosysteem leeft dankzij het. Bestanden, gedeelde mappen, kalender, contacten, e-mail, kantoordocumenten, chat & videogesprekken, taken, aantekeningen en formulieren — alles wat uw team produceert leeft hier, op uw server, niet op die van Google of Microsoft.
Denk Google Drive + Google Docs + Google Calendar — maar draaiend op hardware die u beheert, in de EU, zonder telemetrie. Elk teamlid krijgt een account. Toegang via elke browser of de Nextcloud mobiele app. Uw gegevens verhuizen nooit naar een gedeeld datacenter.
Bestanden & mappenKalenderContactenE-mailSamenwerkende documentenChat & videoTaken & bordenAantekeningenFormulierenMobiele appTeamdeling
Nextcloud draait op 500.000+ servers wereldwijd en wordt vertrouwd door serieuze organisaties in heel Europa — waaronder de Duitse federale overheid, de stad Stuttgart en EU-openbare instanties.
⚡
Privé-AI & automatisering
Onder de motorkap ▸
Open WebUI biedt de chatinterface en Hermes de agentwerkruimte. Uitgeschreven antwoorden gebruiken je sleutel van een compatibele aanbieder of de aparte Managed EU AI-optie via IONOS AI Model Hub in Duitsland. Geselecteerde vragen en fragmenten gaan naar die aanbieder. Indexering en Qdrant-zoekopdrachten blijven op je server. ReefOffice-recepten draaien in een aparte operatoromgeving; acties blijven beperkt tot toegestane mogelijkheden en voorbeeldweergaven zijn duidelijk herkenbaar.
Breng uw bestanden, documenten en aantekeningen samen in een kennisbasis die u in gewone taal kunt vragen.
Voor uitgeschreven antwoorden — facturen van vorige maand samenvatten, een clausule in een oud contract vinden of een conceptofferte op basis van je vorige offerte maken — verbind je een compatibele AI-sleutel of voeg je Managed EU AI toe voor beheerde modellen via IONOS AI Model Hub in Duitsland, in Open WebUI of Hermes. Geselecteerde vragen en fragmenten gaan naar de aanbieder; opgeslagen bestanden en de documentindex blijven op je server.
Bovendien zorgt een vooraf geïnstalleerde, beveiligde automatiseringslaag plus uw eigen automatiseringen ervoor dat ReefOffice uw ultieme productiviteitswerkruimte wordt.
Koppelt AI aan uw bestandenDocument-Q&AContract zoekenDraait geplande takenWerkt met automatiseringenLokale documentindex
🪸
Alles inbegrepen
Onder de motorkap ▸
ReefOffice configureert de gekozen toepassingen declaratief op een VM die voor uw organisatie is gereserveerd. Authentik biedt één aanmelding voor compatibele toepassingen, nginx beheert automatisch vernieuwde HTTPS-certificaten en versleutelde Restic-back-ups worden bij een EU-provider opgeslagen. Elke klant krijgt een aparte VM; gedocumenteerde exports en open formaten maken overstappen praktisch uitvoerbaar.
Bron & open-sourceEen heel rif van open-source tools, alles wat u nodig heeft om uw bedrijf te laten bloeien op uw eigen privé-server.
Nextcloud
Bestanden, kalender, contacten & kantoordocumenten
Collabora
Documenteditor — Writer, Calc, Impress in uw browser
ReefCoral
Geavanceerde automatisering & geplande taken
Activepieces
No-code automatiseringsbuilder
Hermes
Autonome AI-agent met langetermijngeheugen
Dolibarr
CRM, offertes & facturering
PDF Tools
Privé-PDF-tools: samenvoegen, OCR, converteren, ondertekenen
Paperless-ngx
Automatisch scannen, archiveren & fulltext zoeken
Grist
Spreadsheet-database voor uw gegevens
Authentik SSO
Eén aanmelding voor alle diensten
Vaultwarden
Team-wachtwoordbeheerder
Functiedetails
Bekijk de implementatie voordat u kiest.
Deze pagina's leggen uit wat ReefOffice momenteel levert, waar een functie clientconfiguratie vereist en welke opties bewust standaard uitgeschakeld zijn.
Eenvoudiger werken
Eén werkplek in plaats van zes losse abonnementen
Vergelijk zes losse tools met één beheerde ReefOffice-werkplek.
Zonder ReefOffice
Typische SaaS-abonnementen
Microsoft 365 Personal (Office apps) €11/mo
1Password Personal ≈ €3/mo
Zapier / Make ≈ €18/mo
Paperless equivalent €50/mo
Grist Pro ≈ €7/mo
Beheerde Dolibarr · CRM en facturatie €10/mo
Totaal ≈ €100/mo
Indicatieve vergelijking, zonder exacte functionele gelijkwaardigheid. Prijzen en besparingen variëren. Hoe we deze vergelijking berekenden →
Niet inbegrepen in dit totaal: uw beheertijd
- Integraties configureren en informatie tussen afzonderlijke toepassingen gesynchroniseerd houden.
- Back-ups en herstelprocedures voor elke dienst ontwerpen, bewaken en regelmatig testen.
- Identiteiten, toegang, updates en gegevensbeveiliging bij elke provider beheren.
ReefOffice Private Office Solo
✓ Bestanden, kalender, contacten en kantoordocumenten — Nextcloud + Collabora
✓ CRM, facturatie, gestructureerde gegevens en documentarchief — Dolibarr + Grist + Paperless
✓ Wachtwoordbeheer, één centrale login en MFA — Vaultwarden + Authentik
✓ Workflowautomatisering en beheerste Hermes-acties — Activepieces + ReefRunner
✓ Privé-AI-werkruimte — koppel uw compatibele provider of voeg Managed AI toe
✓ Beheerde updates, malwarebescherming en dagelijkse beveiligingsscans
✓ Privé-EU-server van 300 GB · betaalde 600-GB-optie vóór betaling
✓ 1 TB versleutelde externe back-up met geteste herstelroute
€29/mo
€348/jaar
jaarlijks gefactureerd
Uw eigen server in de EU. Alles inbegrepen. Geen per-app-abonnementen.
Uw werkruimte en opgeslagen gegevens blijven op uw privéserver in de EU. Open formaten, geen leverancierslock-in en AVG by design.
Plannen
Begin met Private Office. Voeg Managed EU AI toe wanneer u het nodig hebt.
Werkt u alleen? Kies Solo. Werkt u met een team? Team brengt maximaal 10 personen samen in één gedeelde werkruimte voor een vaste prijs. Managed EU AI is beschikbaar als u niet zelf een API-sleutel wilt aanmaken of beheren.
Oprichtersaanbod — sluit vóór eind 2026 af: het oprichterstarief exclusief btw blijft behouden tijdens een doorlopend abonnement, ook als ons btw-regime verandert. Het totaal inclusief belasting kan veranderen: €39/mo Solo · €99/mo Team
Bespaar nog meer met jaarlijkse facturering — 29 €/maand Solo · 79 €/maand Team (jaarlijks gefactureerd · bespaar 120/240 € per jaar)
Private Office Team voor € 99/maand — € 9,90 per persoon bij 10 personen. Geen kosten per gebruiker, in geen enkel plan.
Solo-starter
Private Office Solo
€29 €39 /mo
€ 348 één keer per jaar gefactureerd Bespaar €120 per jaar
Oprichterstarief excl. btw · doorlopend abonnement
Privé-server in de EU — volledig voor u beheerd
Onder de motorkap ▸
Contabo Cloud VPS 8 · 8 vCPU AMD EPYC · 24 GB RAM · 300 GB SSD · EU-datacenter
- ✓Bestanden, wachtwoorden, documenten & automatisering — alles inbegrepen, niets te configureren
- ✓300 GB inbegrepen · betaalde optie van 600 GB in de volgende stap, vóór betaling
- ✓1 TB versleutelde back-up bij 300 GB · 5 TB bij de 600 GB-optie · dagelijkse beveiligingsscans
- →Het systeem en de apps gebruiken een deel van de schijf. Later meer nodig? Voeg op aanvraag 5 TB versleutelde uitbreidingsopslag toe; het dashboard toont vrije ruimte en waarschuwt ruim op tijd
Inbegrepen AI-tools — met een compatibele API-sleutel
- ✓Open WebUI: vat facturen samen, controleer contracten en vind belangrijke datums.
- ✓Hermes: maakt concepten en begeleidt uw taken; acties blijven onder uw controle.
- →Wat is een compatibele API-sleutel?
- →Geen API-sleutel beheren? Ontdek Managed EU AI.
- → Geen team-samenwerkingstools — upgrade naar Private Office Team wanneer u personeel aanneemt
Beheerde EU-AI
Beheerde EU-AI
Beschikbaarheid van Managed AI bekijkenManaged AI is een aparte optie, afhankelijk van beschikbaarheid en de voorwaarden onder Facturering; een proefperiode is niet gegarandeerd.
Essential· 10 M tokens/mnd +€19/mo
Chat, documenten en beheerde Hermes-acties; schrijven vereist standaard goedkeuring
Plus· 30 M tokens/mnd +€39/mo
Dezelfde veilige functies met meer maandelijkse tokens
Expert· 50 M tokens/mnd+10 M hoge capaciteit/mnd +€69/mo
Frontier-escalatiemodel met eigen tegoed · beheerde tools en blijvend leren
maandelijkse optie · apart gefactureerd van je Office-abonnement
Fair-use tokenquotum met harde limiet — geen verrassende overschrijdingsfacturen. Ongebruikte tokens worden overgezet naar de volgende maand.
Wat betekent dit in de praktijk?
Met 10 M tokens: beantwoord ongeveer 500 klantmails, doorzoek ongeveer 100 documenten of voer ongeveer 50 agenttaken per maand uit. IONOS AI Model Hub verwerkt prompts momenteel in Duitsland.
Wat de optie toevoegt
- ✓Chat, documentvragen en zoeken in je bestanden — bestanden en index blijven op je server.
- ✓Een extern model voor Hermes en automatiseringen wanneer een geautoriseerde AI-verbinding actief is.
- ℹ Prompts en geselecteerde fragmenten gaan via een versleutelde tunnel naar IONOS AI Model Hub in Duitsland; je bestanden, indexen en geschiedenis blijven op je server.
- Office werkt zonder betaalde AI-optie. Verbind voor generatieve antwoorden een compatibele sleutel of controleer Managed AI onder Facturering. Lokale indexering is geen inbegrepen chatmodel.
- →Heeft u gegarandeerde capaciteit nodig? Doe mee aan het Dedicated AI-validatieprogramma →
Dedicated AI
WachtlijstLeveranciers- en capaciteitsvalidatie in afwachting
Managed AI is een aparte optie, afhankelijk van beschikbaarheid en de voorwaarden onder Facturering; een proefperiode is niet gegarandeerd. AI met een eigen GPU blijft een begeleid aanbod met wachtlijst. De Essential-proefperiode van 30 dagen gebruikt, indien beschikbaar, IONOS in Duitsland.
- ✓Hermes AI-agent standaard inbegrepen op uw dedicated opstelling
- ✓Uw GPU — nooit de werkbelasting van een andere klant
- ✓Voor juridisch, gezondheidszorg, financiën — AI-verwerking die nooit gedeelde hardware raakt
- ℹLeveranciers- en capaciteitsvalidatie in afwachting
FAQ
Veelgestelde vragen
Heb ik technische kennis nodig om ReefOffice te gebruiken?
Nee. Installatie wordt volledig door ons afgehandeld — u ontvangt een URL en een aanmelding, en uw team kan direct de diensten gebruiken. Het dashboard laat u services inschakelen of uitschakelen met een schakelaar. We beheren updates, beveiligingspatches en back-ups op de achtergrond. U hoeft nooit een terminal aan te raken.
Wat is het verschil tussen de plannen? Wordt er iets gedeeld?
Elk plan geeft u uw eigen server in de EU — uw machine, uw opslag, uw gegevens, geïsoleerd van alle andere klanten. Solo-plannen zijn voor freelancers; Team-plannen voegen samenwerkingstools toe. Zie de vergelijkings表 hierboven voor plan-per-plan details.
Moet ik extra betalen voor AI? Wat is het verschil tussen Private Office en de Managed EU AI-uitbreiding?
Private Office begint bij €39/maand voor Solo en €99/maand voor Team. De documentindex en chatinterface zijn inbegrepen. Voor uitgeschreven antwoorden verbind je een compatibele API-sleutel of voeg je Managed EU AI toe, afzonderlijk per maand gefactureerd: Essential vanaf +€19, Plus vanaf +€39, Expert vanaf +€69. Prijzen en quota verschillen tussen Solo en Team; bekijk het prijsoverzicht voor je abonnement.
Managed EU AI gebruikt IONOS AI Model Hub in Duitsland. Geselecteerde vragen en fragmenten gaan naar die aanbieder; opgeslagen bestanden en indexen blijven op je server. Dedicated AI is een afzonderlijk wachtlijstaanbod; leverancier en capaciteit moeten nog worden gevalideerd.
Managed EU AI gebruikt IONOS AI Model Hub in Duitsland. Geselecteerde vragen en fragmenten gaan naar die aanbieder; opgeslagen bestanden en indexen blijven op je server. Dedicated AI is een afzonderlijk wachtlijstaanbod; leverancier en capaciteit moeten nog worden gevalideerd.
Wat gebeurt er als ik wil vertrekken?
U bent eigenaar van uw gegevens. U kunt op elk moment alles exporteren uit Nextcloud (standaard WebDAV + exporttools), en we leveren een docker-compose.yml zodat u de volledige stack zelf kunt draaien op elke server. Er is geen propriëtair formaat, geen lock-in en geen vertrekvergoeding.
Klaar om uw gegevens van u te maken?
Uw privé-kantoor, draaiend in de EU, voor u beheerd.
🔒 Gebouwd voor privacy — niet alleen compliant
Uw gegevens leven op een server die alleen u gebruikt. De schijf is versleuteld, back-ups worden versleuteld voordat ze de server ooit verlaten, en inloggen vereist 2FA (een tweede stap naast uw wachtwoord — zoals een eenmalige code van uw telefoon). Elke achter-de-schermen actie die wordt gebruikt om uw server te beheren, wordt opgeslagen in een manipulatiebewijs logboek. Normale back-ups stellen ReefOffice in staat u te helpen herstellen als er ooit iets misgaat; of u kunt ervoor kiezen zelf de enige back-upsleutel te bewaren zodra we de server aan u overdragen. Gehost in de EU, standaard GDPR.
🛡️ Alle bestandsuploads worden automatisch op virussen gescand