1
Een lead vraagt om hulp
Een contactformulier of e-mail maakt het klantrecord aan en start de onboarding-workflow.
Uw eigen bedrijfsbackoffice — beheerd, in de EU
Run uw hele bedrijf
op een privé-server die u bezit.
Voor u beheerd in de EU.
ReefOffice geeft u een complete bedrijfsbackoffice — bestanden, documenten, CRM, facturering, automatiseringen en privé-AI over uw eigen gegevens — op een dedicated EU-server die u bezit, niet iemand anders' cloud. We deployen het, beveiligen het, maken back-ups en houden het draaiend. U krijgt gewoon een URL en begint te werken: geen server om te beheren, geen per-seat-prijsstelling, geen vendor lock-in.
Begin met uw privé-kantoor, voeg dan kant-en-klare workflows toe voor documentontvangst, klantmappen, samenvattingen, herinneringen en rapportage.
Krijg de automatisering zonder AI of een IT-persoon te nodig. Wilt u AI? Het is er als u het wilt — en u kiest welke.
🇪🇺 Gehost in de EU ⚖️ Standaard GDPR 🔓 100% open-source stack
60-seconden workflowdemo
Bekijk de kloof die ReefOffice vult.
Het punt is niet nog een app-dashboard. Het punt is dat routine klantwerk zichzelf begint te verplaatsen, binnen uw privé-werkruimte.
Illustrated workflow based on the current product flow; it is not a recorded customer session.
Vraag de 60-seconden demo aan2
Er verschijnt een klantmap
ReefOffice bereidt de Nextcloud-mapstructuur, machtigingen en ontvangstchecklist voor.
3
Documenten worden geüpload
Contracten, facturen of formulieren belanden in de juiste werkruimte zonder handmatige sortering.
4
Archivering en OCR worden uitgevoerd
Paperless indexeert het bestand, extraheert tekst en onderhoudt een auditeerbaar documentarchief.
5
AI vat het werk samen
Open WebUI of Hermes kan samenvatten, vragen beantwoorden en data extraheren uit de documentcontext.
6
Opvolging wordt voorbereid
ReefCoral maakt herinneringen, weekoverzichten, concept-e-mails of de volgende administratieve taak.
Resultaat: minder kopiëren-plakken, minder vergeten opvolgingen, en een privé-workflow die uw klant kan begrijpen.
Voor wie het is
Gebouwd voor kleine klantenservicebedrijven
Freelancers, ondernemers & start-ups
Beheer uw hele backoffice — bestanden, facturering, wachtwoorden, CRM en AI — op één privé-server, voor u beheerd, zonder per-seat-prijsstelling naarmate u groeit.
Bekijk hoe →
Consultants & bureaus
Klantmappen, offertes en opvolgingen die zichzelf organiseren.
Bekijk hoe →
Juridisch & administratief
Contractarchivering, deadlinebewaking en veilige mappen per klant.
Bekijk hoe →
Google / Microsoft 365 verlaten
Dezelfde dagelijkse tools — bestanden, mail, documenten, AI — EU-privé en zonder per-seat-prijsstelling.
Bekijk hoe →
Hoe de beheerde werkruimte werkt
Nextcloud, Private AI & automation, en een volledige open-source stack.
☁️
Uw privé-cloud
Onder de motorkap ▸
Draait als een native NixOS-service op uw eigen VM — niet een gedeelde container — met Collabora CODE voor kantoordocumenten, Talk voor chat en video, fulltext zoeken en notify_push voor directe synchronisatie. Ondersteund door PostgreSQL en Redis, met single sign-on via Authentik (OIDC). De declaratieve NixOS-configuratie houdt de hele opstelling reproduceerbaar en gemakkelijk terug te draaien.
De naam zegt het al: Nextcloud is uw cloud — en het hele ReefOffice-ecosysteem leeft dankzij het. Bestanden, gedeelde mappen, kalender, contacten, e-mail, kantoordocumenten, chat & videogesprekken, taken, aantekeningen en formulieren — alles wat uw team produceert leeft hier, op uw server, niet op die van Google of Microsoft.
Denk Google Drive + Google Docs + Google Calendar — maar draaiend op hardware die u beheert, in de EU, zonder telemetrie. Elk teamlid krijgt een account. Toegang via elke browser of de Nextcloud mobiele app. Uw gegevens verhuizen nooit naar een gedeeld datacenter.
Bestanden & mappenKalenderContactenE-mailSamenwerkende documentenChat & videoTaken & bordenAantekeningenFormulierenMobiele appTeamdeling
Nextcloud draait op 500.000+ servers wereldwijd en wordt vertrouwd door serieuze organisaties in heel Europa — waaronder de Duitse federale overheid, de stad Stuttgart en EU-openbare instanties.
⚡
Privé-AI & automatisering
Onder de motorkap ▸
Open WebUI biedt een privé, ChatGPT-stijl chat. Hermes, de autonome agent, draait op elk plan — het gebruikt een privé ReefOffice GPU-model (in Duitsland) op Private AI-plannen, of uw eigen API-sleutel (Mistral, OpenAI, Claude…) op Private Office-plannen. Zoeken draait op Qdrant met het lokale bge-m3-model, zodat indexering en ophaling uw server nooit verlaten. Geavanceerde automatisering is ook ingebouwd, terwijl de door ReefOffice onderhouden recepten draaien in een aparte, alleen-operators runtime zodat ze hun inloggegevens nooit blootstellen.
Elk plan gebruikt een privé-AI-model om uw bestanden, documenten en aantekeningen om te zetten in een kennisbasis die u in gewone taal kunt vragen.
Voor geschreven antwoorden — vat de facturen van vorige maand samen, vind een clausule in een oud contract, of maak een concept offerte op basis van uw laatste — koppel uw eigen AI-sleutel (bijvoorbeeld Mistral · OpenAI · Anthropic), of gebruik een Private AI-plan om krachtige AI-modellen te draaien op een ReefOffice-GPU in Duitsland en ze te gebruiken via een chatinterface (Open WebUI) of de ReefOffice AI-agent (Hermes).
Bovendien zorgt een vooraf geïnstalleerde, beveiligde automatiseringslaag plus uw eigen automatiseringen ervoor dat ReefOffice uw ultieme productiviteitswerkruimte wordt.
Koppelt AI aan uw bestandenDocument-Q&AContract zoekenDraait geplande takenWerkt met automatiseringenDraait op uw server
🪸
Alles inbegrepen
Onder de motorkap ▸
Elke tool is verbonden door declaratieve NixOS-modules op één VM die van u alleen is: één Authentik-aanmelding over allemaal, een nginx reverse proxy met automatische ACME/TLS-certificaten, versleutelde restic-back-ups naar EU-opslag en Tailscale voor privé-beheerstoegang. Één klant per VM houdt uw gegevens volledig geïsoleerd, en omdat het allemaal open-source is in standaard formaten is er geen lock-in. Volledige componentenlijst en licenties op de bronpagina.
Een heel rif van open-source tools, alles wat u nodig heeft om uw bedrijf te laten bloeien op uw eigen privé-server.
Nextcloud
Bestanden, kalender, contacten & kantoordocumenten
Collabora
Documenteditor — Writer, Calc, Impress in uw browser
ReefCoral
Geavanceerde automatisering & geplande taken
Activepieces
No-code automatiseringsbuilder
Hermes
Autonome AI-agent met langetermijngeheugen
Dolibarr
CRM, offertes & facturering
PDF Tools
Privé-PDF-tools: samenvoegen, OCR, converteren, ondertekenen
Paperless-ngx
Automatisch scannen, archiveren & fulltext zoeken
Grist
Spreadsheet-database voor uw gegevens
Authentik SSO
Eén aanmelding voor alle diensten
Vaultwarden
Team-wachtwoordbeheerder
Functiedetails
Bekijk de implementatie voordat u kiest.
Deze pagina's leggen uit wat ReefOffice momenteel levert, waar een functie clientconfiguratie vereist en welke opties bewust standaard uitgeschakeld zijn.
De optelsom
Wat u krijgt — en waar u niet meer voor betaalt
Typische SaaS-abonnementen
Dropbox Plus (2 TB file sync) €10/mo
1Password Personal €3/mo
Zapier / Make €20/mo
Paperless equivalent €5/mo
Zoom Pro (video calls) €15/mo
Hetzner Storage Box (automated backup) €9/mo
Microsoft 365 Personal (Office apps) €8/mo
Totaal ~€70/mo
Allemaal op gedeelde, VS-gebaseerde infrastructuur. Uw gegevens op hun servers.
ReefOffice Private Office Solo
✓ Nextcloud — uw privé-cloud (bestanden, kalender, contacten, e-mail, documenten)
✓ Collabora Online — Writer, Calc, Impress (privé Office-alternatief)
✓ Vaultwarden — team-wachtwoordbeheerder
✓ Paperless-ngx — documentarchief
✓ Activepieces — workflowautomatisering
✓ Authentik — één aanmelding voor al uw tools
✓ Dagelijkse beveiligingsscans
✓ Gelaagde versleutelde back-up — 1 TB solo · 5 TB team
AI-tools op Private Office — koppel uw Mistral-, OpenAI- of Claude-account
✓ Open WebUI: chat met uw documenten via Mistral, OpenAI of Claude — vat facturen samen, bekijk contracten, extraheer belangrijke data. Uw bestanden blijven op uw server.
✓ Hermes: begeleide taken, documentredenering en beheerde ReefOffice-vaardigheden na AI-instelling
→ Werkt met Mistral, OpenAI, Claude
€29/mo
€348/jaar
jaarlijks gefactureerd
Uw eigen server in de EU. Alles inbegrepen. Geen per-app-abonnementen.
Plus: uw gegevens verlaten nooit de EU. Geen VS-servers. Geen vendor lock-in. Standaard GDPR.
Plannen
Begin met Private Office. Voeg Managed EU AI toe wanneer u het nodig hebt.
Voor de meeste kleine klantenserviceteams is Private Office Team de eerste stap: één beheerde werkruimte voor maximaal 10 benoemde gebruikers tegen een vast tarief. Solo blijft beschikbaar voor freelancers. Managed EU AI voegt ingebouwde AI-verwerking toe wanneer u geen externe API-sleutels wilt.
Oprichtersaanbod — leg de oprichtersprijs vóór eind 2026 vast, voor het leven: €39/mo Solo · €99/mo Team
Bespaar nog meer met jaarlijkse facturering — 29 €/maand Solo · 79 €/maand Team (jaarlijks gefactureerd · bespaar 120/240 € per jaar)
Private Office Team voor € 99/maand — € 9.90 per persoon bij 10 personen. Geen kosten per gebruiker, in geen enkel plan.
Solo-starter
Private Office Solo
€29 €39 /mo
Bespaar €120 per jaar · € 348 één keer per jaar gefactureerd
Oprichtersprijs — voor het leven vastgelegd
Privé-server in de EU — volledig voor u beheerd
Onder de motorkap ▸
Contabo Cloud VPS 8 · 8 vCPU AMD EPYC · 24 GB RAM · 300 GB SSD · EU-datacenter
- ✓Bestanden, wachtwoorden, documenten & automatisering — alles inbegrepen, niets te configureren
- ✓1 TB back-up · dagelijkse beveiligingsscans
AI-tools op Private Office — koppel uw Mistral-, OpenAI- of Claude-account
- ✓Open WebUI: chat met uw documenten via Mistral, OpenAI of Claude — vat facturen samen, bekijk contracten, extraheer belangrijke data. Uw bestanden blijven op uw server.
- ✓Hermes: begeleide taken, documentredenering en beheerde ReefOffice-vaardigheden na AI-instelling
- →Werkt met Mistral, OpenAI, Claude
- →Zie FAQ om uw provider te kiezen.
- → Geen team-samenwerkingstools — upgrade naar Private Office Team wanneer u personeel aanneemt
Personeel aannemen? Team kost € 99/mnd voor maximaal 10 personen — dat is € 9.90/persoon.
Beheerde EU-AI
Beheerde EU-AI
WachtlijstVoeg aan je Office een in de EU gehoste, volledig beheerde AI toe — geen GPU om te beheren, geen sleutel nodig.
Essential· 10 M tokens/mnd +€15/mo
€ 180 één keer per jaar gefactureerd · Bespaar €48 per jaar
Chat, antwoorden uit uw eigen documenten en automatiseringen
Agent· 30 M tokens/mnd +€29/mo
€ 348 één keer per jaar gefactureerd · Bespaar €120 per jaar
Autonome acties in je apps — agentmodel (Qwen3-32B)
Expert· 50 M tokens/mnd+10 M hoge capaciteit/mnd +€55/mo
€ 660 één keer per jaar gefactureerd · Bespaar €168 per jaar
+ hoogste capaciteit & escalatiemodel (gpt-oss-120b) — voor complexe taken en teams
optie · bovenop je Office-abonnement
Fair-use tokenquotum met harde limiet — geen verrassende overschrijdingsfacturen. Ongebruikte tokens worden overgezet naar de volgende maand.
What does this mean in practice?
With 10M tokens: answer ~500 client emails, search ~100 documents, or run ~50 automated agent tasks per month. Models run on Mistral via Scaleway — EU-hosted, French infrastructure.
Wat de optie toevoegt
- ✓Chat, documentvragen en zoeken in je bestanden — bestanden en index blijven op je server.
- ✓Een krachtiger cloudmodel voor Hermes en je automatiseringen wanneer de ingebouwde lokale AI niet volstaat.
- ℹ Prompts en geselecteerde fragmenten gaan via een versleutelde tunnel naar een beheerd EU-model; je bestanden, indexen en geschiedenis blijven op je server. Regio en voorwaarden vóór de lancering bevestigd.
- Je Office bevat al lokale AI. Dit voegt beheerde EU-cloud-AI toe wanneer je meer ruimte wilt — of verbind je eigen modelsleutel.
- →Heeft u gegarandeerde capaciteit nodig? Doe mee aan het Dedicated AI-validatieprogramma →
Dedicated AI Solo
€299/mo
Bespaar €840 per jaar· € 3588 één keer per jaar gefactureerd
Privé-server + uw eigen dedicated AI-processor
Onder de motorkap ▸
Contabo Cloud VPS 8 + exclusieve beheerde GPU-capaciteit · hardware, isolatie en serviceniveau worden gevalideerd met elke ontwerppartner
Dedicated AI-ontwerppartnerprogramma — exclusieve capaciteit onderhevig aan definitieve validatie
- ✓Open WebUI: diepe analyse van lange contracten, financiële rapporten, complexe documenten — op uw dedicated ReefOffice-GPU in Duitsland
- ✓Hermes AI-agent standaard inbegrepen op uw dedicated opstelling
Dedicated hardware
- ✓Directe AI-reacties, altijd — een GPU volledig aan u gewijd, hoeveel verzoeken u ook uitvoert
- ✓Uw GPU — nooit de werkbelasting van een andere klant
- ✓Consistente snelheid bij elke belasting · uptime-garantie
- ✓Voor juridisch, gezondheidszorg, financiën — AI-verwerking die nooit gedeelde hardware raakt
- ℹ Uw bestanden blijven op uw dedicated Contabo-server in de EU — uw GPU is exclusief voor u gereserveerd, geen enkele klant deelt deze ooit.
- + Prioriteitsondersteuning · aangepaste opslag · on-premise-optie beschikbaar
Elke server bevat 300 GB opslag en versleutelde back-up (1 TB solo · 5 TB team). Groeit u eruit? Versleutelde uitbreidingsopslag tot 5 TB+ is beschikbaar op elk plan — uw dashboard waarschuwt u lang voordat de ruimte op is.
FAQ
Veelgestelde vragen
Heb ik technische kennis nodig om ReefOffice te gebruiken?
Nee. Installatie wordt volledig door ons afgehandeld — u ontvangt een URL en een aanmelding, en uw team kan direct de diensten gebruiken. Het dashboard laat u services inschakelen of uitschakelen met een schakelaar. We beheren updates, beveiligingspatches en back-ups op de achtergrond. U hoeft nooit een terminal aan te raken.
Wat is het verschil tussen de plannen? Wordt er iets gedeeld?
Elk plan geeft u uw eigen server in de EU — uw machine, uw opslag, uw gegevens, geïsoleerd van alle andere klanten. Solo-plannen zijn voor freelancers; Team-plannen voegen samenwerkingstools toe. Zie de vergelijkings表 hierboven voor plan-per-plan details.
Moet ik extra betalen voor AI? Wat is het verschil tussen Private Office en de Managed EU AI-uitbreiding?
Ja. Op Private Office-plannen (€39–€99/maand) zijn documentzoeken en de privé-chatinterface inbegrepen, maar geschreven AI-antwoorden hebben uw eigen API-sleutel nodig van een provider zoals Mistral, OpenAI, Anthropic of Gemini. U koppelt deze in het dashboard, en alleen de tekst die u expliciet stuurt bereikt die provider; uw opgeslagen bestanden blijven op uw ReefOffice-server.
Op Private AI-plannen (€99–€199/maand) is Hermes de standaard AI-agent werkruimte en is de AI-runtime inbegrepen. Er is geen externe sleutel nodig voor de normale workflow.
Eenvoudige regel: Private Office = breng uw eigen AI-sleutel mee voor geschreven antwoorden. Private AI = ingebouwde AI met Hermes standaard.
Op Private AI-plannen (€99–€199/maand) is Hermes de standaard AI-agent werkruimte en is de AI-runtime inbegrepen. Er is geen externe sleutel nodig voor de normale workflow.
Eenvoudige regel: Private Office = breng uw eigen AI-sleutel mee voor geschreven antwoorden. Private AI = ingebouwde AI met Hermes standaard.
Wat gebeurt er als ik wil vertrekken?
U bent eigenaar van uw gegevens. U kunt op elk moment alles exporteren uit Nextcloud (standaard WebDAV + exporttools), en we leveren een docker-compose.yml zodat u de volledige stack zelf kunt draaien op elke server. Er is geen propriëtair formaat, geen lock-in en geen vertrekvergoeding.
Klaar om uw gegevens van u te maken?
Uw privé-kantoor, draaiend in de EU, voor u beheerd.
🔒 Gebouwd voor privacy — niet alleen compliant
Uw gegevens leven op een server die alleen u gebruikt. De schijf is versleuteld, back-ups worden versleuteld voordat ze de server ooit verlaten, en inloggen vereist 2FA (een tweede stap naast uw wachtwoord — zoals een eenmalige code van uw telefoon). Elke achter-de-schermen actie die wordt gebruikt om uw server te beheren, wordt opgeslagen in een manipulatiebewijs logboek. Normale back-ups stellen ReefOffice in staat u te helpen herstellen als er ooit iets misgaat; of u kunt ervoor kiezen zelf de enige back-upsleutel te bewaren zodra we de server aan u overdragen. Gehost in de EU, standaard GDPR.
🛡️ Alle bestandsuploads worden automatisch op virussen gescand