Privacybeleid

1. Wie we zijn

ReefOffice is een dienst van Robin Angelé EI (Robin4consulting), een Frans micro-ondernemer (entrepreneur individuel), SIRET 99906226800019. Klantservers worden gehost in de Europese Unie op Contabo-infrastructuur (Duitsland). Volledige bedrijfsgegevens staan in onze juridische mededeling.

Contact: contact@reefoffice.com

2. Welke gegevens we verzamelen

Wanneer u zich aanmeldt voor ReefOffice, verzamelen we:

• Uw e-mailadres (vereist voor accountaanmaak)
• Uw naam (optioneel voor het aanmaken van een account)
• Facturatie- en betaalgegevens — naam of bedrijfsnaam, adres en (voor EU-bedrijfsklanten) btw-nummer — plus betaling verwerkt door Mollie; we zien nooit uw volledige kaart- of bankgegevens
• Serverconfiguratievoorkeuren (plankeuze, beveiligingsinstellingen)

Het verzamelen van publieksmetingen is opgeschort: deze site verstuurt geen verzoeken voor analysescripts of publieksgebeurtenissen. Daarom verschijnt er geen toestemmingsbanner voor publieksmetingen. Cookies die nodig zijn voor authenticatie en beveiliging blijven in gebruik. Elke nieuwe publieksmeting moet vóór activering worden beoordeeld en gedocumenteerd.

De in Duitsland zelf gehoste Umami-historie blijft alleen toegankelijk voor bevoegde personen. Deze kan URL-parameters en gepseudonimiseerde technische informatie bevatten; we noemen deze niet anoniem. Een dagelijkse opschoning verwijdert publieksgegevens ouder dan 90 dagen uit de actieve database. Back-ups verlopen afzonderlijk, worden niet voor analyses gebruikt en moeten vóór inzage in herstelde gegevens worden opgeschoond. Beveiligingslogboeken zijn een afzonderlijke verwerking.

De enige cookies die we ooit plaatsen zijn strikt noodzakelijke — een sessiecookie die u na het aanmelden bij uw dashboard ingelogd houdt. Onder de ePrivacy-richtlijn zijn deze vrijgesteld van toestemming, daarom tonen we geen cookiemelding. De openbare marketingsite plaatst helemaal geen cookies.

Voor een demo bewaren we naam, zakelijk e-mailadres, optionele velden, sessiestatus en gedateerd bewijs van toestemming of bezwaar. Inhoud die in de demoserver is gemaakt, wordt na de reset nooit bewaard.

3. Hoe we uw gegevens gebruiken

We gebruiken uw gegevens uitsluitend om:

• Uw ReefOffice-account aan te maken en te beheren
• Uw server te voorzien en te onderhouden
• Transactie-e-mails te verzenden (welkom, facturen, dienstmeldingen)
• Te reageren op uw ondersteuningsverzoeken

De demo is voor professionals. Zonder bezwaar bij de aanvraag mogen we op basis van gerechtvaardigd belang één professionele opvolging sturen. Nieuwsbrieven en terugkerende berichten vereisen afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming.

We verkopen, verhuren of delen uw gegevens nooit met derden. Nooit.

4. Waar uw gegevens worden opgeslagen

Alle klantgegevens (bestanden, e-mails, documenten) worden opgeslagen op uw eigen dedicated VPS in de Europese Unie. Het ReefOffice-beheerpaneel (accountbeheer, facturatie) wordt ook in de EU gehost.

Uw servergegevens verlaten nooit de EU. Back-ups worden client-side versleuteld met Restic voordat ze worden overgedragen naar Hetzner Storage Box in de EU.

5. Gegevensbewaartermijn

Uw accountgegevens worden bewaard zolang uw abonnement actief is. Wanneer u opzegt:

• Uw server wordt binnen 7 dagen veilig gewist
• Back-ups worden binnen 30 dagen verwijderd
• Uw accountgegevens worden binnen 90 dagen verwijderd

U kunt op elk moment onmiddellijke verwijdering aanvragen door contact met ons op te nemen.

Gegevens van prospects en voorkeursbewijzen worden maximaal drie jaar na verzameling of het laatste contact bewaard. Na bezwaar wordt uitsluitend een cryptografische hash van het e-mailadres minimaal drie jaar in een uitsluitingslijst bewaard.

6. Uw rechten (GDPR)

Onder de GDPR heeft u het recht om:

• Toegang — een kopie van uw persoonlijke gegevens op te vragen
• Rectificatie — onjuiste gegevens te corrigeren
• Wissing — verwijdering van uw gegevens te vragen
• Overdraagbaarheid — uw gegevens in een machineleesbaar formaat te ontvangen
• Bezwaar — bezwaar te maken tegen verwerking van uw gegevens

Om een van deze rechten uit te oefenen, e-mail privacy@reefoffice.com. We reageren binnen 30 dagen.

7. Onderaannemers

• Contabo GmbH (Duitsland) — klantserverhosting
• Hetzner (EU) — versleutelde off-site back-upopslag
• Mollie B.V. (Nederland) — betalingsverwerking
• o2switch (Frankrijk) — e-mailhosting en transactie-e-mailbezorging

8. Wijzigingen in dit beleid

We brengen u per e-mail op de hoogte van wezenlijke wijzigingen in dit privacybeleid ten minste 30 dagen voordat ze van kracht worden.