Privacybeleid

1. Wie we zijn

ReefOffice is een dienst van Robin Angelé EI (Robin4consulting), een Frans micro-ondernemer (entrepreneur individuel), SIRET 99906226800019. Klantservers worden gehost in de Europese Unie op Contabo-infrastructuur (Duitsland). Volledige bedrijfsgegevens staan in onze juridische mededeling.

Contact: contact@reefoffice.com

2. Welke gegevens we verzamelen

Wanneer u zich aanmeldt voor ReefOffice, verzamelen we:

• Uw e-mailadres (vereist voor accountaanmaak)
• Uw naam (optioneel voor het aanmaken van een account)
• Facturatie- en betaalgegevens — naam of bedrijfsnaam, adres en (voor EU-bedrijfsklanten) btw-nummer — plus betaling verwerkt door Mollie; we zien nooit uw volledige kaart- of bankgegevens
• Serverconfiguratievoorkeuren (plankeuze, beveiligingsinstellingen)

Wanneer u onze website bezoekt, gebruiken we geen trackingscookies, analytische scripts, trackers van derden, fingerprinting of gedragsprofielen. Onze servers bewaren minimale beveiligingslogboeken die IP-adressen kunnen bevatten, alleen gebruikt om de dienst te beschermen tegen misbruik (ons legitieme belang) en voor een korte periode bewaard — nooit voor tracking of reclame.

De enige cookies die we ooit plaatsen zijn strikt noodzakelijke — een sessiecookie die u na het aanmelden bij uw dashboard ingelogd houdt. Onder de ePrivacy-richtlijn zijn deze vrijgesteld van toestemming, daarom tonen we geen cookiemelding. De openbare marketingsite plaatst helemaal geen cookies.

3. Hoe we uw gegevens gebruiken

We gebruiken uw gegevens uitsluitend om:

• Uw ReefOffice-account aan te maken en te beheren
• Uw server te voorzien en te onderhouden
• Transactie-e-mails te verzenden (welkom, facturen, dienstmeldingen)
• Te reageren op uw ondersteuningsverzoeken

We verkopen, verhuren of delen uw gegevens nooit met derden. Nooit.

4. Waar uw gegevens worden opgeslagen

Alle klantgegevens (bestanden, e-mails, documenten) worden opgeslagen op uw eigen dedicated VPS in de Europese Unie. Het ReefOffice-beheerpaneel (accountbeheer, facturatie) wordt ook in de EU gehost.

Uw servergegevens verlaten nooit de EU. Back-ups worden client-side versleuteld met Restic voordat ze worden overgedragen naar Hetzner Storage Box in de EU.

5. Gegevensbewaartermijn

Uw accountgegevens worden bewaard zolang uw abonnement actief is. Wanneer u opzegt:

• Uw server wordt binnen 7 dagen veilig gewist
• Back-ups worden binnen 30 dagen verwijderd
• Uw accountgegevens worden binnen 90 dagen verwijderd

U kunt op elk moment onmiddellijke verwijdering aanvragen door contact met ons op te nemen.

6. Uw rechten (GDPR)

Onder de GDPR heeft u het recht om:

• Toegang — een kopie van uw persoonlijke gegevens op te vragen
• Rectificatie — onjuiste gegevens te corrigeren
• Wissing — verwijdering van uw gegevens te vragen
• Overdraagbaarheid — uw gegevens in een machineleesbaar formaat te ontvangen
• Bezwaar — bezwaar te maken tegen verwerking van uw gegevens

Om een van deze rechten uit te oefenen, e-mail privacy@reefoffice.com. We reageren binnen 30 dagen.

7. Onderaannemers

• Contabo GmbH (Duitsland) — klantserverhosting
• Hetzner (EU) — versleutelde off-site back-upopslag
• Mollie B.V. (Nederland) — betalingsverwerking
• o2switch (Frankrijk) — e-mailhosting en transactie-e-mailbezorging

8. Wijzigingen in dit beleid

We brengen u per e-mail op de hoogte van wezenlijke wijzigingen in dit privacybeleid ten minste 30 dagen voordat ze van kracht worden.