Najczęściej zadawane pytania

ReefOffice is a managed SaaS that runs a private, per-client business server in the EU. ReefOffice provisions, secures, backs up and maintains it; you use it through one login and a simple dashboard. The stack includes files, passwords, document management, CRM and invoicing, automation, optional private AI and more — all on your own dedicated server.

Freelancers, independent consultants, small agencies and service teams of roughly 1 to 10 people who want files, CRM, invoicing, documents, automation and optional managed AI without configuring servers.

No. Setup is handled entirely by us — you receive a URL and a login, and your team can start using the services immediately. The dashboard lets you enable or disable services with a toggle. We manage updates, security patches, and backups in the background.

Every plan includes Nextcloud (files & collaboration), Vaultwarden (passwords), Paperless (document management), Grist (spreadsheets), Open WebUI + Hermes (AI chat & agent), Activepieces (automation), PDF tools, and Authentik SSO — over a dozen applications pre-installed on your server. You can see the full list and enable additional apps on our applications page.

Plans start at €39/month for Private Office Solo and go up to €549/month for Dedicated AI Team. There are no per-seat fees — team plans include a generous fair-use seat allowance. See the full pricing page for details.

Solo plans are for freelancers and include one named user. Team plans add collaboration tools and include up to 10 named users at a flat rate. Eleven or more require a capacity review and assisted quote.

Not automatically during launch. Eleven or more named users require a capacity review so ReefOffice can recommend a suitable VM or VDS and provide an assisted quote.

Every client's data lives on their own dedicated server in the European Union (Germany), GDPR by default. AI can run on a local model in Germany or use your own API key — document contents stay on your server either way.

Both are available on every plan. Annual is billed yearly and works out to a lower monthly rate. You can start monthly and switch later.

Every server ships with 300 GB and your dashboard shows disk usage with warnings well before it fills. If you do outgrow it, encrypted expansion storage (5 TB and beyond) can be attached to any plan. Data is encrypted on your server before it leaves, so the storage provider only ever sees ciphertext.

Yes — book a demo and we will show you exactly what ReefOffice would run for your business, no commitment. Contact us to schedule a demo.

You own your data. You can export everything from Nextcloud at any time (WebDAV + export tools), and we provide a docker-compose.yml so you can run the full stack on any server yourself. There is no proprietary format, no lock-in, and no exit fee.

Nie w pełni — i wolimy powiedzieć to wprost. ReefOffice udostępnia modele o otwartych wagach: Mistral Small 3.2, Qwen3-32B i gpt-oss-120b. Świetnie radzą sobie z pytaniami o dokumenty, redagowaniem, streszczaniem i automatyzacjami na Twoich danych, co obejmuje większość codziennej pracy. Nie dorównują największym modelom frontier od OpenAI czy Anthropic w najtrudniejszych zadaniach wymagających rozumowania, programowania i analizy. Jeśli polegasz na tych modelach, są dwie drogi: zachowaj subskrypcję obok ReefOffice albo podłącz klucz API dostawcy — działa w każdym planie — aby te same modele odpowiadały w Twoim własnym środowisku, a serwer opuszczał tylko tekst, który wyślesz świadomie. ReefOffice zastępuje natomiast subskrypcje na pliki, dokumenty, CRM, hasła i automatyzację — oraz konieczność umieszczania danych firmy na cudzej infrastrukturze, by móc korzystać z AI.

Tak — ale nie przez powiększenie dysku samego serwera, więc warto poznać mechanizm przed wyborem. Każdy plan zawiera 300 GB. W planach Team możesz przy uruchomieniu dodać **opcję 600 GB za 9 €/mies.** (96 €/rok). Trzeba o niej zdecydować w chwili tworzenia serwera: nasz dostawca pozwala podwoić dysk przy tworzeniu, ale nie daje żadnej możliwości powiększenia go później. Jeśli teraz zrezygnujesz, nie dodasz jej później do tego samego serwera — więc jeśli migrujesz ponad około 200 GB, weź ją. Jeśli zapełnisz 300 GB później, nic nie przepada. Monitorujemy zajętość dysku na każdym serwerze i ostrzegamy przy 70%, na długo zanim zrobi się pilnie. Wtedy są dwie drogi: 1. **Szyfrowana przestrzeń rozszerzająca** — dodatkowe miejsce podłączone do Twojego serwera, zaszyfrowane tak, że dostawca przestrzeni widzi wyłącznie szyfrogram. Idealne do archiwów, zakończonych projektów i starych dokumentów. Można dodać w każdej chwili. 2. **Większy serwer** — więcej procesora, pamięci i dysku naraz, z migracją zachowującą dane i adres IP. Właściwa odpowiedź, gdy urosły pliki *aktywne*, a nie archiwum. Powiemy Ci, która z dwóch pasuje, wraz z ceną, zanim cokolwiek się zmieni. Nigdy nie przenosimy Cię automatycznie na wyższy plan.