1
Ein Lead fragt an
Ein Formular oder eine E-Mail erstellt den Kundeneintrag und startet das Onboarding.
Ihr Business-Backoffice — privat, verwaltet, in der EU
Führen Sie Ihr gesamtes Geschäft
auf einem privaten EU-Server,
der Ihnen allein vorbehalten ist.
Dateien, Dokumente, Kunden, Rechnungen, Automatisierung und private KI auf Ihren eigenen Daten — zusammengeführt auf einem dedizierten EU-Server, der Ihnen vorbehalten ist, kein geteilter Anwendungsmandant. Wir richten ihn ein, sichern ihn ab, erstellen Backups und halten ihn am Laufen. Sie erhalten eine URL und legen los: kein Server zu administrieren, ein Festpreis innerhalb des angegebenen Nutzerlimits und portable Formate ohne Bindung.
Starten Sie mit Ihrem privaten Büro und ergänzen Sie fertige Workflows für Dokumenteneingang, Kundenordner, Zusammenfassungen, Erinnerungen und Reporting.
Sie brauchen nur E-Mail, Speicher und Office? Eine klassische Collaboration-Suite ist oft günstiger. ReefOffice ist für Organisationen gedacht, die zusätzlich DMS, Geschäftsverwaltung, Automatisierung und Isolation benötigen.
🇪🇺 Gehostet in der EU ⚖️ Für die Unterstützung Ihrer DSGVO-Compliance entwickelt 🔓 Freie Komponenten, dokumentierte Lizenzen
60-Sekunden-Workflow-Demo
Sehen Sie die Lücke, die ReefOffice schließt.
Es geht nicht um noch ein App-Dashboard. Es geht darum, dass wiederkehrende Kundenarbeit in Ihrem privaten Workspace von selbst weiterläuft.
Illustrierter Ablauf auf Basis des aktuellen Produkts; keine aufgezeichnete Kundensitzung.
ReefOffice kostenlos testen2
Ein Kundenordner erscheint
ReefOffice bereitet Nextcloud-Ordner, Berechtigungen und die Intake-Checkliste vor.
3
Dokumente werden hochgeladen
Verträge, Rechnungen oder Formulare landen ohne manuelles Sortieren im richtigen Workspace.
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Archiv und OCR laufen
Paperless indexiert die Datei, extrahiert Text und hält ein nachvollziehbares Dokumentenarchiv.
5
KI fasst die Arbeit zusammen
Open WebUI oder Hermes können zusammenfassen, Fragen beantworten und Termine aus dem Dokumentkontext extrahieren.
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Das Follow-up ist vorbereitet
ReefCoral erstellt Erinnerungen, Wochenberichte, E-Mail-Entwürfe oder die nächste Admin-Aufgabe.
Ergebnis: weniger Kopieren und Einfügen, weniger vergessene Follow-ups und ein privater Workflow, den Ihr Kunde versteht.
Für wen
Für kleine dienstleistungsorientierte Unternehmen
Freelancer, Unternehmer & Start-ups
Ihr Backoffice — Dateien, Rechnungen, Passwörter, CRM und Automatisierung — auf einer verwalteten privaten VM zum Festpreis innerhalb der Plangrenze.
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Berater & Agenturen
Kundenordner, Angebote und Follow-ups, die sich selbst organisieren.
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Recht & Verwaltung
Vertragsablage, Fristenverfolgung und sichere Mandantenordner.
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Weg von Google / Microsoft 365
Dateien, Dokumente, Kalender und Kontakte in der EU, plus ein Client für Ihr bestehendes Postfach — ohne den E-Mail-Anbieter zu ersetzen.
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So funktioniert der verwaltete Workspace
Nextcloud, Private KI und Automatisierung, und ein vollständiger Open-Source-Stack.
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Ihre private Cloud
Unter der Haube ▸
Läuft als nativer NixOS-Dienst auf Ihrer eigenen VM — kein geteilter Container — mit Collabora CODE für Office-Dokumente, Talk für Chat und Video, Volltextsuche und notify_push für sofortige Synchronisierung. Gestützt auf PostgreSQL und Redis, mit Single Sign-on über Authentik (OIDC). Die deklarative NixOS-Konfiguration hält das gesamte Setup reproduzierbar und leicht zurücksetzbar.
Der Name sagt es: Nextcloud is your cloud — und das gesamte ReefOffice-Ökosystem lebt davon. Dateien, geteilte Ordner, Kalender, Kontakte, Mail, kollaborative Office-Dokumente, Chat & Videoanrufe, Aufgaben, Notizen und Formulare — alles, was Ihr Team erstellt, lebt hier, auf Ihrem Server, nicht auf denen von Google oder Microsoft.
Teilen Sie Dokumente mit Ihrem Team, bearbeiten Sie sie gemeinsam in Echtzeit, planen Sie Meetings, verfolgen Sie Aufgaben — alles in einer App. Greifen Sie von jedem Gerät aus zu: Desktop, Handy, Tablet oder sogar direkt im Browser mit Collabora.
Files & foldersCalendarContactsE-MailCollaborative docsChat & VideoAufgaben & BoardsNotizenFormulareMobile appTeam sharing
Nextcloud läuft auf über 500.000 Servern weltweit und wird von seriösen Organisationen in ganz Europa eingesetzt — darunter die deutsche Bundesverwaltung, die Stadt Stuttgart und EU-Behörden.
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Private AI & Automatisierung
Unter der Haube ▸
Open WebUI stellt die Chatoberfläche bereit, Hermes den Agenten-Arbeitsbereich. Ausformulierte Antworten nutzen Ihren kompatiblen Anbieterschlüssel oder das separate Managed-EU-AI-Add-on über IONOS AI Model Hub in Deutschland. Ausgewählte Anfragen und Auszüge erreichen diesen Anbieter. Indexierung und Qdrant-Suche bleiben auf Ihrem Office-Server. ReefOffice-Rezepte laufen in einer separaten Betreiberumgebung; Aktionen bleiben auf autorisierte Funktionen beschränkt, und Vorschauen sind klar gekennzeichnet.
Bündeln Sie Ihre Dateien, Dokumente und Notizen zu einer Wissensdatenbank, die Sie in natürlicher Sprache abfragen.
Für ausformulierte Antworten — Rechnungen des letzten Monats zusammenfassen, eine Klausel in einem älteren Vertrag finden oder einen Angebotsentwurf auf Basis des letzten Angebots vorbereiten — verbinden Sie Ihren kompatiblen KI-Schlüssel oder ergänzen Sie Managed EU AI für verwaltete Modelle über IONOS AI Model Hub in Deutschland, nutzbar in Open WebUI oder Hermes. Ausgewählte Anfragen und Auszüge erreichen den Anbieter; gespeicherte Dateien und Dokumentenindex bleiben auf Ihrem Server.
Obendrein machen eine vorinstallierte, sichere Automatisierungsebene und Ihre eigenen Automatisierungen ReefOffice zu Ihrem ultimativen Produktivitäts-Workspace.
Connects AI to your filesDocument Q&AContract searchRuns scheduled tasksWorks with automationsLokaler Dokumentenindex
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Everything included
Unter der Haube ▸
ReefOffice konfiguriert die ausgewählten Anwendungen deklarativ auf einer für Ihre Organisation reservierten VM. Authentik ermöglicht eine Anmeldung für kompatible Anwendungen, nginx verwaltet automatisch erneuerte HTTPS-Zertifikate und verschlüsselte Restic-Sicherungen werden bei einem EU-Anbieter gespeichert. Jeder Kunde erhält eine separate VM; dokumentierte Exporte und offene Formate machen einen Anbieterwechsel praktikabel.
Source und Open SourceEin ganzes Riff aus Open-Source-Tools — alles, was Ihr Unternehmen braucht, um auf Ihrem eigenen privaten Server zu gedeihen.
Nextcloud
Dateien, Kalender, Kontakte & Office-Dokumente
Collabora
Document editor — Writer, Calc, Impress in your browser
ReefCoral
Erweiterte Automatisierung & geplante Jobs
Activepieces
No-Code-Automatisierung
Hermes
Autonomer KI-Agent mit Langzeitgedächtnis
Dolibarr
CRM, Angebote & Rechnungen
PDF Tools
Private PDF-Tools: zusammenführen, OCR, konvertieren, signieren
Paperless-ngx
Automatic scanning, archiving & full-text search
Grist
Tabellen-Datenbank für Ihre Daten
Authentik SSO
One login for all services
Vaultwarden
Team password manager
Funktionsdetails
Prüfen Sie die Umsetzung, bevor Sie sich entscheiden.
Diese Seiten erklären, was ReefOffice aktuell ausliefert, wo eine Funktion Kundeneinrichtung braucht und welche Optionen bewusst standardmäßig deaktiviert bleiben.
Anwendungen
Sehen Sie den enthaltenen App-Stack, optionale Add-ons und Werkzeuge, die ReefOffice nicht verkauft.
BackupsVerstehen Sie verschlüsselte Restic-Backups, Schlüsselverwaltung und Wiederherstellungsnachweise.
SicherheitSehen Sie, wie eine einzige Anmeldung, Festplattenverschlüsselung, Zugriffsstufen, Prüfprotokoll und Überwachung tatsächlich funktionieren.
Einfacher arbeiten
Ein Arbeitsbereich statt sechs einzelner Abos
Vergleichen Sie sechs einzelne Werkzeuge mit einem verwalteten ReefOffice-Arbeitsbereich.
Ohne ReefOffice
Sechs separat gekaufte Dienste
Microsoft 365 Business Standard · 1 Nutzer €11/mo
1Password Personal ≈ €3/mo
Zapier · passender Einstiegstarif ≈ €18/mo
Separat verwaltetes Paperless-ngx €50/mo
Grist Pro ≈ €7/mo
Verwaltetes Dolibarr · CRM und Rechnungen €10/mo
Total ≈ €100/mo
Unverbindlicher Vergleich ohne exakte Funktionsgleichheit. Preise und Ersparnis können variieren. So wurde dieser Vergleich berechnet →
Nicht in dieser Summe enthalten: Ihr Verwaltungsaufwand
- Integrationen einrichten und Informationen zwischen getrennten Anwendungen synchron halten.
- Backups und Wiederherstellungen für jeden Dienst planen, überwachen und regelmäßig testen.
- Identitäten, Zugriffe, Updates und Datensicherheit bei jedem Anbieter verwalten.
ReefOffice Private Office Solo
✓ Dateien, Kalender, Kontakte und Office-Dokumente — Nextcloud + Collabora
✓ CRM, Rechnungen, strukturierte Daten und Dokumentenarchiv — Dolibarr + Grist + Paperless
✓ Passwortmanager, zentrale Anmeldung und MFA — Vaultwarden + Authentik
✓ Workflow-Automatisierung und kontrollierte Hermes-Aktionen — Activepieces + ReefRunner
✓ Privater KI-Arbeitsbereich — eigenen kompatiblen Anbieter verbinden oder Managed AI hinzufügen
✓ Verwaltete Updates, Malware-Schutz und tägliche Sicherheitsprüfungen
✓ Privater EU-Server mit 300 GB · kostenpflichtige 600-GB-Option vor der Zahlung
✓ 1 TB verschlüsseltes externes Backup mit geprüftem Wiederherstellungsweg
€29/mo
€348/Jahr
jährliche Abrechnung
Your own server in the EU. All included. No per-app subscriptions.
Ihr Arbeitsbereich und Ihre gespeicherten Daten bleiben auf Ihrem privaten EU-Server. Offene Formate, kein Anbieter-Lock-in, DSGVO durch Technikgestaltung.
Plans
Starten Sie mit Private Office. Ergänzen Sie Managed EU AI, wenn Sie es brauchen.
Arbeiten Sie allein? Wählen Sie Solo. Arbeiten Sie im Team? Team bringt bis zu 10 Personen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zum Festpreis zusammen. Managed EU AI ist verfügbar, wenn Sie keinen API-Schlüssel selbst einrichten oder verwalten möchten.
Gründungsangebot — bis Ende 2026 abschließen: Der Gründerpreis ohne Umsatzsteuer bleibt während eines ununterbrochenen Abonnements erhalten, auch bei einem Wechsel unseres Umsatzsteuerstatus. Der Bruttopreis kann sich durch geltende Steuern ändern: €39/mo Solo · €99/mo Team
Sparen Sie noch mehr mit jährlicher Abrechnung — 29 €/Monat Solo · 79 €/Monat Team (jährlich abgerechnet · sparen Sie 120/240 € pro Jahr)
Private Office Team für 99 €/Monat — 9,90 € pro Person bei 10 Personen. Keine Gebühren pro Platz, in keinem Tarif.
Solo-Einstieg
Private Office Solo
€29 €39 /mo
348 € einmal jährlich abgerechnet Sparen Sie 120 € pro Jahr
Gründer-Nettopreis · ununterbrochenes Abo
Private server in the EU — fully managed for you
Under the hood ▸
Contabo Cloud VPS 8 · 8 vCPU AMD EPYC · 24 GB RAM · 300 GB SSD · EU-Rechenzentrum
- ✓Files, passwords, documents & automation — all included, nothing to configure
- ✓300 GB inklusive · kostenpflichtige 600-GB-Option im nächsten Schritt vor der Zahlung
- ✓1 TB verschlüsseltes Backup bei 300 GB · 5 TB bei der 600-GB-Option · tägliche Sicherheitsscans
- →System und Anwendungen nutzen einen Teil der Festplatte. Später mehr benötigt? 5 TB verschlüsselten Erweiterungsspeicher auf Anfrage hinzufügen; das Dashboard zeigt freien Platz und warnt rechtzeitig
Enthaltene KI-Werkzeuge — mit einem kompatiblen API-Schlüssel
- ✓Open WebUI: Fassen Sie Rechnungen zusammen, prüfen Sie Verträge und finden Sie wichtige Termine.
- ✓Hermes: erstellt Entwürfe und führt Sie durch Aufgaben; Aktionen bleiben unter Ihrer Kontrolle.
- →Was ist ein kompatibler API-Schlüssel?
- →Keinen API-Schlüssel verwalten? Entdecken Sie Managed EU AI.
- → Keine Team-Kollaborationstools — wechseln Sie zu Private Office Team, wenn Sie einstellen
Managed EU-KI
Managed EU-KI
Managed-AI-Verfügbarkeit prüfenManaged AI ist eine separate Option, abhängig von Verfügbarkeit und den unter Abrechnung genannten Voraussetzungen; eine Testphase ist nicht garantiert.
Essential· 10 M Tokens/Mon. +€19/mo
Chat, Dokumentarbeit und geregelte Hermes-Aktionen; Schreibvorgänge brauchen standardmäßig Ihre Freigabe
Plus· 30 M Tokens/Mon. +€39/mo
Dieselben sicheren Funktionen mit einem größeren monatlichen Token-Kontingent
Expert· 50 M Tokens/Mon.+10 Mio. Hochleistung/Mon. +€69/mo
Frontier-Eskalationsmodell mit eigenem Kontingent · geführte Werkzeuge und persistentes Lernen
monatliches Add-on · getrennt von Ihrem Office-Tarif abgerechnet
Fair-Use-Token-Kontingent mit harter Obergrenze — keine Überraschungsrechnungen. Ungenutzte Token werden in den nächsten Monat übertragen.
Was bedeutet das in der Praxis?
Mit 10 Mio. Tokens: etwa 500 Kunden-E-Mails beantworten, rund 100 Dokumente durchsuchen oder ungefähr 50 Agentenaufgaben pro Monat ausführen. IONOS AI Model Hub verarbeitet Anfragen derzeit in Deutschland.
Was das Add-on ergänzt
- ✓Chat, Dokumenten-Fragen und Suche über Ihre Dateien — Dateien und Index bleiben auf Ihrem Server.
- ✓Ein entferntes Modell für Hermes und Automatisierungen, wenn eine autorisierte KI-Verbindung aktiv ist.
- ℹ Anfragen und ausgewählte Auszüge gehen über einen verschlüsselten Tunnel an IONOS AI Model Hub in Deutschland; Ihre Dateien, Indizes und Ihr Verlauf bleiben auf Ihrem Server.
- Office funktioniert ohne kostenpflichtige KI-Option. Für generative Antworten einen kompatiblen Schlüssel verbinden oder die Managed-AI-Verfügbarkeit unter Abrechnung prüfen. Lokale Indexierung ist kein enthaltenes Chatmodell.
- →Garantierte Kapazität benötigt? Nehmen Sie am Dedicated-AI-Validierungsprogramm teil →
Dedicated AI
PilotAnbieter- und Kapazitätsvalidierung ausstehend
Managed AI ist eine separate Option, abhängig von Verfügbarkeit und den unter Abrechnung genannten Voraussetzungen; eine Testphase ist nicht garantiert. Dedizierte GPU-KI bleibt ein begleitetes Wartelistenangebot. Die 30-tägige Essential-Testphase nutzt bei Freigabe IONOS in Deutschland.
- ✓Hermes ist standardmäßig auf Ihrer dedizierten Umgebung enthalten
- ✓Your GPU — no other client's workload, ever
- ✓For legal, healthcare, finance — AI processing that never touches shared hardware
- ℹAnbieter- und Kapazitätsvalidierung ausstehend
FAQ
Häufige Fragen
Brauche ich technische Kenntnisse, um ReefOffice zu nutzen?
No. Setup is handled entirely by us — you receive a URL and a login, and your team can start using the services immediately. The dashboard lets you enable or disable services with a toggle. We manage updates, security patches, and backups in the background. You never need to touch a terminal.
Was ist der Unterschied zwischen den Tarifen? Wird irgendetwas geteilt?
Jeder Tarif gibt Ihnen Ihren eigenen Server in der EU — Ihre Maschine, Ihr Speicher, Ihre Daten, isoliert von allen anderen Kunden. Solo-Tarife sind für Freelancer; Team-Tarife ergänzen Tools für die Zusammenarbeit. Siehe die Vergleichstabelle unten für Details pro Tarif.
Muss ich für KI extra zahlen? Was ist der Unterschied zwischen Private Office und der Managed-EU-AI-Erweiterung?
Private Office beginnt bei 39 €/Monat für Solo und 99 €/Monat für Team. Dokumentenindex und Chatoberfläche sind enthalten. Für ausformulierte Antworten verbinden Sie Ihren kompatiblen API-Schlüssel oder ergänzen Managed EU AI, separat monatlich abgerechnet: Essential ab +19 €, Plus ab +39 €, Expert ab +69 €. Preise und Kontingente unterscheiden sich zwischen Solo und Team; prüfen Sie den Preisabschnitt für Ihren Tarif.
Managed EU AI nutzt IONOS AI Model Hub in Deutschland. Ausgewählte Anfragen und Auszüge erreichen diesen Anbieter; gespeicherte Dateien und Indizes bleiben auf Ihrem Office-Server. Dedicated AI ist ein separates Wartelistenangebot; Anbieter und Kapazität müssen noch validiert werden.
Managed EU AI nutzt IONOS AI Model Hub in Deutschland. Ausgewählte Anfragen und Auszüge erreichen diesen Anbieter; gespeicherte Dateien und Indizes bleiben auf Ihrem Office-Server. Dedicated AI ist ein separates Wartelistenangebot; Anbieter und Kapazität müssen noch validiert werden.
Was passiert, wenn ich wechseln möchte?
Ihre Daten gehören Ihnen. Sie können jederzeit alles aus Nextcloud exportieren (Standard-WebDAV + Export-Tools), und wir stellen eine docker-compose.yml bereit, damit Sie den vollständigen Stack selbst auf jedem Server betreiben können. Es gibt kein proprietäres Format, keinen Lock-in und keine Ausstiegsgebühr.
Ready to make your data yours?
Your private office, running in the EU, managed for you.
🔒 Built for privacy — not just compliant with it
Ihre Daten liegen auf einem Server, den nur Sie nutzen. Die Festplatte ist verschlüsselt, Backups werden verschlüsselt, bevor sie den Server überhaupt verlassen, und die Anmeldung erfordert 2FA (ein zweiter Schritt zusätzlich zu Ihrem Passwort — etwa ein Einmalcode auf Ihrem Telefon). Jede Aktion hinter den Kulissen, mit der Ihr Server verwaltet wird, wird in einem fälschungssicheren Protokoll festgehalten. Normale Backups ermöglichen es ReefOffice, Ihnen bei der Wiederherstellung zu helfen, falls einmal etwas schiefgeht; oder Sie können den einzigen Schlüssel zu Ihren Backups selbst behalten, sobald wir Ihnen den Server übergeben. Gehostet in der EU, DSGVO standardmäßig.
🛡️ Alle Datei-Uploads werden automatisch auf Viren geprüft