Häufig gestellte Fragen

ReefOffice ist ein verwaltetes SaaS, das einen privaten, kundeneigenen Business-Server in der EU betreibt. ReefOffice richtet ein, sichert, backuped und wartet ihn; Sie nutzen ihn über ein Login und ein einfaches Dashboard. Der Stack umfasst Dateien, Passwörter, Dokumentenverwaltung, CRM und Rechnungen, Automatisierung, optionale private KI und mehr — alles auf Ihrem eigenen dedizierten Server.

Für Freelancer, unabhängige Berater, kleine Agenturen und Serviceteams mit etwa 1 bis 10 Personen, die Dateien, CRM, Rechnungen, Dokumente, Automatisierung und optionale verwaltete KI möchten, ohne Server konfigurieren zu müssen.

Nein. Die Einrichtung erfolgt vollständig durch uns — Sie erhalten eine URL und einen Login, und Ihr Team kann die Dienste sofort nutzen. Das Dashboard ermöglicht es Ihnen, Dienste per Klick zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wir kümmern uns im Hintergrund um Updates, Sicherheitspatches und Backups.

Jeder Tarif umfasst Nextcloud (Dateien & Zusammenarbeit), Vaultwarden (Passwörter), Paperless (Dokumentenverwaltung), Grist (Tabellen), Open WebUI + Hermes (KI-Chat & Agent), Activepieces (Automatisierung), PDF-Tools und Authentik SSO — über ein Dutzend vorinstallierte Anwendungen auf Ihrem Server. Die vollständige Liste finden Sie auf unserer Anwendungsseite.

Private Office beginnt bei 39 €/Monat. Managed EU AI ist optional. Dedicated AI wird nach einer Designprüfung individuell dimensioniert und angeboten; Hardware, Modell, Kapazität und Preis werden erst in diesem Angebot bestätigt. Details finden Sie auf der Preisseite.

Solo enthält einen benannten Nutzer. Team ergänzt die Kollaborationswerkzeuge und enthält bis zu 10 benannte Nutzer zum Festpreis. Ab 11 sind eine Kapazitätsprüfung und ein individuelles Angebot erforderlich.

Während der Einführungsphase nicht automatisch. Ab 11 benannten Nutzern prüft ReefOffice die erforderliche Kapazität, empfiehlt eine passende VM oder VDS und erstellt ein individuelles Angebot.

Die Daten jedes Kunden leben auf einem eigenen dedizierten Server in der Europäischen Union (Deutschland), standardmäßig DSGVO-konform. KI kann auf einem lokalen Modell in Deutschland laufen oder Ihren eigenen API-Schlüssel verwenden — der Inhalt Ihrer Dokumente bleibt in beiden Fällen auf Ihrem Server.

Beide sind in jedem Tarif verfügbar. Die jährliche Abrechnung erfolgt einmal pro Jahr und ergibt einen niedrigeren monatlichen Satz. Sie können monatlich beginnen und später wechseln.

Jeder Server wird mit 300 GB ausgeliefert, und Ihr Dashboard zeigt die Speichernutzung mit Warnungen an, lange bevor er voll ist. Falls er nicht ausreicht, kann verschlüsselter Erweiterungsspeicher (5 TB und mehr) zu jedem Tarif hinzugefügt werden. Die Daten werden auf Ihrem Server verschlüsselt, bevor sie ihn verlassen — der Anbieter sieht nur Chiffretext.

Ja — buchen Sie eine Demo, und wir zeigen Ihnen genau, was ReefOffice für Ihr Unternehmen tun würde, ganz unverbindlich. Kontaktieren Sie uns, um eine Demo zu vereinbaren.

Sie besitzen Ihre Daten. Sie können jederzeit alles aus Nextcloud exportieren (WebDAV + Export-Tools), und wir stellen ein docker-compose.yml bereit, damit Sie den gesamten Stack auf einem eigenen Server betreiben können. Kein proprietäres Format, keine Bindung, keine Austrittsgebühr.

Nicht vollständig — und das sagen wir lieber offen.

ReefOffice betreibt Modelle mit offenen Gewichten: Mistral Small 24B und Qwen3-32B. Sie sind stark bei Fragen an Ihre Dokumente, beim Entwerfen, Zusammenfassen und bei Automatisierungen auf Ihren eigenen Daten — das deckt den größten Teil der täglichen Arbeit ab. Bei den schwierigsten Denk-, Programmier- und Analyseaufgaben erreichen sie die größten Spitzenmodelle von OpenAI oder Anthropic nicht.

Wenn Sie auf diese Modelle angewiesen sind, gibt es zwei Wege: Behalten Sie Ihr Abo parallel zu ReefOffice, oder hinterlegen Sie den API-Schlüssel des Anbieters — in jedem Tarif möglich — damit dieselben Modelle in Ihrem eigenen Arbeitsbereich antworten und nur der von Ihnen gesendete Text Ihren Server verlässt.

Was ReefOffice tatsächlich ersetzt, sind die Abos für Dateispeicher, Dokumente, CRM, Passwörter und Automatisierung — und die Notwendigkeit, Ihre Geschäftsdaten auf fremde Infrastruktur zu legen, um KI darauf nutzen zu können.

300 GB inklusive — Ideal, wenn Sie bis zu etwa 200 GB migrieren. 1 TB verschlüsseltes externes Backup bei Hetzner inklusive.

600 GB — Doppelt so viel Serverspeicher ab dem ersten Tag. 5 TB verschlüsseltes externes Backup bei Hetzner inklusive. +19 €/Monat.

Wichtig: ReefOffice richtet diesen primären Datenträger für die Bestellung ein. Eine spätere Größenänderung ist noch nicht automatisch und kann eine geplante Migration erfordern; Preis und erwartete Unterbrechung werden vor jeder Änderung bestätigt.

Dies ist ein unverbindlicher monatlicher Richtwert, kein Angebot, keine garantierte Ersparnis und keine Behauptung vollständiger Funktionsgleichheit. Wir addieren sechs öffentliche Referenzangebote, die einen Teil derselben Bedürfnisse abdecken: Microsoft 365 Business Standard, 1Password, Zapier, verwaltetes Paperless-ngx, Grist Pro und verwaltetes Dolibarr.

Wir verwenden die im August 2026 geprüften öffentlichen Einstiegspreise bei jährlicher Abrechnung, rechnen US-Dollar mit einem Planungskurs von 0.92 € je US-Dollar um und runden jede sichtbare Position. Die Anbieter behandeln Steuern nicht einheitlich; Wechselkurs, Land, Aktionen, Nutzung und Tarifwahl können das Ergebnis verändern. Berücksichtigen Sie nur Abos, die Sie tatsächlich ersetzen würden. Die sichtbaren Positionen bilden die Rechnung; ReefOffice ist nicht mit jedem genannten Angebot funktionsgleich.